Cambios lentos
Los textos ya aprobados pueden quedar atrapados en los ciclos de desarrollo y despliegue de software.
Para empresas de sectores regulados
Gestión controlada de comunicaciones reguladas, integrada con los sistemas que ya usas.
CommsPliant brinda a los equipos de cumplimiento, operaciones y tecnología un solo lugar para gestionar correos electrónicos, archivos PDF y cartas aprobadas para clientes.
Administra plantillas, control de versiones, revisiones, aprobaciones, generación de comunicaciones mediante API y evidencia de auditoría, sin reemplazar tus sistemas actuales.
Una plataforma funcional, abierta a nuevos clientes y posibles socios de diseño.
El problema
Un cambio de texto no debería requerir un nuevo despliegue de software.
En los sectores regulados, las comunicaciones con clientes explican derechos, obligaciones, pagos y decisiones importantes.
Sin embargo, muchas empresas todavía gestionan sus plantillas dentro del código, en carpetas compartidas, tickets de desarrollo y sistemas separados.
Como resultado, hasta un cambio pequeño puede convertirse en un proceso lento, difícil de rastrear y complicado de comprobar durante una auditoría o investigación.
Poca trazabilidad
Puede ser difícil identificar qué versión fue aprobada, cuál se utilizó y qué comunicación se generó para cada cliente.
Riesgo innecesario
Los textos desactualizados o inconsistentes pueden generar brechas de cumplimiento, trabajo de corrección y posibles afectaciones para los clientes.
La solución
Control, generación y evidencia de auditoría para tus comunicaciones con clientes.
CommsPliant reúne la gestión de plantillas, el control de versiones, los flujos de aprobación, la generación de comunicaciones y la evidencia de auditoría en un solo espacio estructurado.
Los equipos de negocio crean o actualizan el contenido.
Los revisores agregan comentarios y solicitan cambios.
Las personas autorizadas deciden qué versiones pueden publicarse y utilizarse.
Tu CRM, plataforma de reclamos, sistema de seguros, sistema de pensiones o aplicación interna continúa administrando los datos del cliente, los procesos y el envío.
CommsPliant funciona como una capa de control conectada a los sistemas que tu empresa ya utiliza.
Para cumplimiento y operaciones
- Administrar plantillas sin depender constantemente de tickets de desarrollo
- Previsualizar las comunicaciones antes de aprobarlas
- Controlar revisiones y aprobaciones antes de publicar una versión
- Conservar las versiones aprobadas y su historial
- Recuperar evidencia de auditoría con mayor facilidad
- Identificar qué versión se utilizó para una comunicación específica
Para tecnología
- Conectar los sistemas existentes mediante una API
- Mantener el control de los datos y las integraciones
- Separar los cambios de texto de los ciclos de desarrollo
- Generar siempre la versión correcta y aprobada
- Utilizar campos cifrados o referencias sin datos personales cuando sea necesario
Cómo funciona
Del contenido aprobado a la comunicación final y su evidencia.
-
Crea o actualiza una plantilla
Gestiona correos electrónicos, archivos PDF y cartas dentro de un espacio estructurado con control de versiones.
Las plantillas pueden incluir variables para incorporar datos del cliente, del producto o de otros sistemas.
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Revisa y aprueba
Cada cambio pasa por flujos configurables de revisión y aprobación.
Las decisiones, los comentarios, las marcas de tiempo y la identidad de las personas responsables quedan registrados.
-
Bloquea y conserva la versión aprobada
Una vez aprobada, la versión queda bloqueada y no puede modificarse ni reemplazarse silenciosamente.
Las versiones aprobadas anteriormente permanecen conservadas como parte del historial.
-
Genera la comunicación mediante la API
Tu sistema proporciona los datos necesarios y recibe la comunicación generada a partir de la versión correcta y aprobada.
Tu empresa mantiene el control de los datos, los procesos y los canales de envío.
-
Conserva la evidencia
CommsPliant registra:
- La plantilla y la versión utilizadas
- El historial de revisión y aprobación
- Las marcas de tiempo
- La identidad de las personas responsables
- La referencia del cliente o de la comunicación
- El canal utilizado
- El hash criptográfico del resultado generado
Estos registros proporcionan evidencia del contenido generado y de la versión aprobada utilizada.
Los registros de auditoría se conservan de forma inmutable, para que no puedan modificarse o eliminarse silenciosamente.
Cuando la empresa lo requiere, también puede conservarse el documento completo generado.
Cuando esa información está disponible, también pueden registrarse el estado de envío y el estado de entrega.
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Preguntas frecuentes
Respuestas claras sobre CommsPliant
¿Qué es CommsPliant?
CommsPliant es un software para gestionar comunicaciones reguladas con clientes de forma controlada, versionada y auditable.
Reúne la gestión de plantillas, las revisiones, las aprobaciones, la generación de comunicaciones y la evidencia de auditoría en un solo sistema.
¿Qué problema resuelve CommsPliant?
Ayuda a evitar que los cambios de texto dependan constantemente de tickets de desarrollo, modificaciones de código y nuevos despliegues de software.
También permite identificar qué versión fue aprobada, cuándo se utilizó y qué evidencia quedó registrada.
¿CommsPliant reemplaza nuestro CRM o sistema principal?
No.
Tu CRM, sistema de seguros, plataforma de reclamos, sistema de pensiones o aplicación interna continúa administrando los datos del cliente, los procesos y el envío.
CommsPliant funciona como una capa de control para las plantillas, las aprobaciones, la generación de comunicaciones y la evidencia asociada.
¿Qué tipos de comunicaciones puede gestionar?
CommsPliant puede utilizarse para gestionar y generar:
- Correos electrónicos
- Archivos PDF
- Cartas
- Avisos y notificaciones
- Comunicaciones contractuales
- Comunicaciones regulatorias
- Documentos con contenido dinámico
¿Cómo se conecta con nuestros sistemas?
CommsPliant puede conectarse mediante una API.
Tu sistema proporciona los datos necesarios y recibe la comunicación generada a partir de la versión correcta y aprobada.
La integración puede adaptarse a los procesos y requisitos técnicos de cada empresa.
¿Los equipos de negocio pueden actualizar plantillas sin depender de tecnología?
Sí.
Los usuarios autorizados pueden crear o actualizar plantillas dentro de CommsPliant sin modificar directamente el código de la aplicación.
Los cambios pasan por el flujo de revisión y aprobación definido por la empresa antes de utilizarse.
¿Cómo funciona el flujo de revisión y aprobación?
Los roles y los flujos pueden configurarse según las necesidades de cada organización.
Por ejemplo:
- Un autor crea o modifica el contenido
- Un revisor analiza el cambio y agrega comentarios
- Un aprobador autoriza la versión para su publicación
Las decisiones, los comentarios, las marcas de tiempo y las identidades de las personas responsables quedan registrados.
La empresa también puede aplicar separación de funciones para evitar que una misma persona cree y apruebe el mismo cambio.
¿Qué sucede cuando se aprueba una versión?
La versión aprobada queda bloqueada y conservada.
No puede modificarse silenciosamente.
Cualquier cambio posterior requiere una nueva versión y, cuando corresponda, un nuevo proceso de revisión y aprobación.
¿Qué evidencia conserva CommsPliant?
Dependiendo de la configuración, CommsPliant puede conservar:
- La plantilla y la versión utilizadas
- El historial de revisión y aprobación
- Las marcas de tiempo
- La identidad de las personas responsables
- La referencia del cliente o de la comunicación
- El canal utilizado
- El hash criptográfico del resultado generado
El documento completo generado se conserva únicamente cuando la empresa lo requiere.
Cuando esa información está disponible, también pueden registrarse el estado de envío y el estado de entrega.
¿Los registros de auditoría son inmutables?
Sí.
Los registros de auditoría están diseñados para que no puedan modificarse o eliminarse silenciosamente.
Esto permite conservar una trazabilidad clara de los cambios, las aprobaciones y las comunicaciones generadas.
¿CommsPliant envía directamente las comunicaciones?
No necesariamente.
Tu sistema actual puede continuar administrando el envío.
CommsPliant genera la comunicación aprobada y conserva la evidencia correspondiente.
Cuando la integración lo permite, también puede registrar el estado de envío y la información de entrega.
¿CommsPliant tiene que almacenar datos personales?
No en todos los casos.
Puede trabajar con identificadores internos, referencias sin datos personales y campos cifrados cuando la arquitectura lo requiere.
La configuración puede adaptarse para limitar el uso y almacenamiento de datos personales.
¿CommsPliant decide si el contenido cumple con la regulación?
No.
CommsPliant no reemplaza a los equipos legales, de cumplimiento o de políticas internas.
La plataforma ayuda a controlar el contenido aprobado, las versiones, las decisiones y la evidencia.
La empresa continúa siendo responsable de decidir qué contenido debe aprobarse.
¿CommsPliant ya está disponible?
Sí.
CommsPliant es una plataforma funcional, disponible para nuevos clientes y posibles socios de diseño.
Cada implementación se define según el proceso de comunicación, los sistemas existentes y los requisitos de seguridad de la empresa.
¿Cómo podemos solicitar una demostración?
Agenda una llamada y cuéntanos cómo administra actualmente tu empresa sus comunicaciones.
Durante la conversación podemos revisar tu proceso y mostrar cómo CommsPliant conecta una plantilla aprobada con la comunicación final y su evidencia de auditoría.